Sozialverein B37: Einrichtungsübergreifende Dokumentation für die Bereiche Wohnungslosigkeit, Psychiatrische Vor- und Nachsorge sowie Sucht

Seit 1988 bietet der Sozialverein B37 akut wohnungslosen Menschen Wohnmöglichkeit und Betreuung und unterstützt sie auf dem Weg zurück in ein möglichst eigenständiges Leben. Was als Wohnheim in der Bethlehemstraße 37 begann, ist heute eine Institution mit zehn unterschiedlichen Einrichtungen im Raum Linz. Die Angebote reichen von Streetwork und Notschlafstelle für akut wohnungslose Menschen über Wohnheime und betreute Wohnungen bis hin zu Betreuung in der eigenen Wohnung. Dazu kommen der einrichtungsübergreifende Psychologische Dienst, die Tagesstruktur mit eigener Tischlerwerkstatt sowie eine Alkoholberatungsstelle. Finanziert wird die Arbeit im Auftrag des Landes Oberösterreich.

Im Verein arbeiten rund 150 Mitarbeiter:innen. Der Großteil im direkten Klient:innen-Kontaktin den Bereichen Sozialarbeit und -betreuung sowie Pflege. Psycholog:innen bieten einrichtungsübergreifende Hilfe und Ärzt:innen kommen auf Honorarbasis dazu.

Der Sozialverein B37 zeichnet sich durch das Zusammenspiel seiner Einrichtungen aus und kann so eine möglichst passgenaue Unterstützung für die jeweilige Lebenssituation der Betroffenen bieten. In der Notschlafstelle ankommt, bewegt sich oft über Jahre durch unterschiedliche Angebote des Vereins.

„Wenn wir in der Notschlafstelle merken, da braucht es etwas Stabileres, können wir direkt in eine andere interne Einrichtung weitervermitteln", sagt Martin Tiefenthaler, Stv. Geschäftsführer und Leitung Sozialbereich. „Diese Schnittstellen funktionieren niederschwellig und reibungslos. Wir können die Leute ganzheitlich begleiten über einen langen Zeitraum, je nachdem, was sie gerade brauchen. Das Ziel ist immer eine möglichst eigenständige Wohnsituation bis hin zur eigenen Wohnung mit eigenem Mietvertrag."

Als das bisher eingesetzte System vom Hersteller eingestellt wurde, war es ohnehin in die Jahre gekommen. Keine aktive Wartung mehr, wachsendes Sicherheitsrisiko. Der Sozialverein B37 stand mit dieser Aufgabe nicht allein da: Gemeinsam mit weitern Trägern der oberösterreichischen Wohnungslosenhilfe wurde der Auswahlprozess landesweit aufgesetzt. 5 von 8 Organisationen, ein abgestimmtes Anforderungsprofil, ein gemeinsam getragener Beschaffungsweg. Das Land Oberösterreich begleitete und förderte den Wechsel. In dieser landesweiten Auswahl hat sich Agilia Care durchgesetzt. Die Software passt fachlich, technisch und datenschutzrechtlich zur Wohnungslosenhilfe Oberösterreich. Sie ist gleichzeitig flexibel genug, um die unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Träger und Einrichtungen abzubilden. Für den Sozialverein B37 bedeutete das den vollständigen Umstieg vom bisherigen System auf Agilia Care über alle zehn Einrichtungen hinweg.

Agilia Care begleitet beim Sozialverein B37 die gesamte Klient:innen-Arbeit. In der Notschlafstelle steht die schnelle Erstaufnahme im Vordergrund: Stammdaten, Anwesenheit, besondere Vorkommnisse, verlässliche Übergabe in den nächsten Dienst. Im Übergangswohnheimen sowie im teilbetreuten Wohnen kommen Bezugsbetreuung, Anamnese beim Einzug sowie Betreuungs- und Krisenplan hinzu. Im Krisenplan werden Notfälle vorab geregelt, etwa bei einem akuten Krankheitsschub. Die mobile Betreuung und Hilfe dokumentiert die Begleitung in der eigenen Wohnung der Klient:innen. Im Streetwork hält die Software fest, was im Sozialraum los ist und welche Kontakte zu wohnungslosen Menschen entstanden sind.

Spezialisierte Funktionen unterstützen jene Einrichtungen, in denen die Dokumentation eine besondere Aufgabe erfüllt. Im Wohnheim für alkoholkranke Menschen werden Alkoholpegel-Werte direkt in Agilia Care erfasst. Die Bewertung bleibt bei den Mitarbeiter:innen vor Ort, gemeinsam mit den Klient:innen, die sich im Betreuungsvertrag freiwillig zur Abstinenz verpflichten. Die Alkoholberatungsstelle nutzt die Terminerinnerungsfunktion. In einer der größeren Einrichtungen läuft das Modul zur Medikamentenverwaltung für substitutionstherapeutische Abläufe.

Wertvoll für den Sozialverein B37 ist die einrichtungsübergreifende Sicht. Mitarbeiter:innen in der Notschlafstelle sehen, was im Übergangswohnen oder in der mobilen Betreuung und Hilfe mit derselben Person besprochen wurde. Doppelarbeit, etwa wenn zwei Einrichtungen am selben Tag einen Antrag auf die gleiche Sozialleistungen mit derselben Person erstellen würden, lässt sich so vermeiden. Aus Sicht der Klient:innen wirkt die Betreuung zusammenhängend, auch wenn sie über Monate oder Jahre durch unterschiedliche Angebote läuft. Gleichzeitig schützt ein differenziertes Berechtigungssystem jene Einrichtungen, in denen Vertraulichkeit besonders schwer wiegt. Inhalte der psychologischen Diagnostik im Psychologischen Dienst und Gesprächsinhalte in der Alkoholberatungsstelle sind nicht für alle Mitarbeiter:innen zugänglich. Sie bleiben in der jeweiligen Fachverantwortung.

Über alle zehn Einrichtungen hinweg gilt eine gemeinsame Doku-Philosophie. „So detailliert wie nötig", beschreibt es Martin Tiefenthaler. „Das absolute Essenzielle muss drin sein, aber keine großen Schnörkel. Es geht darum, dass die Kolleg:innen mit den Leuten arbeiten und nicht am Computer sitzen."

Der Umstieg vom Altsystem auf Agilia Care war als Big-Bang aufgesetzt. Über zehn Einrichtungen hinweg, gleichzeitig, nach einem etwa zweieinhalbmonatigen Parallelbetrieb. Vorab liefen Schulungen, in jeder Einrichtung wurden anfangs Power-User benannt, die direkt vom Anbieter geschult wurden und das Wissen ins Team trugen. Mitte Jänner 2026 wurde das bisherige System abgelöst.

Der Umstieg verlief reibungslos. Bedenken zur Software selbst gab es seitens der Einrichtungsleitungen kaum. Bei Mitarbeiter:innen, die wenig mit Computern arbeiten, warf der Umstieg teilweise eher die Frage auf: Wie lange brauche ich, bis ich mich in einem neuen System zurechtfinde? Die Einarbeitung ging schneller als erwartet. Im Verein gilt Agilia Care heute als übersichtlich, flexibel und in vielen Details anpassbar.

Im laufenden Betrieb spürt der Sozialverein B37die Wirkung dort, wo es im Sozialbereich am sensibelsten zugeht: in der medizinischen Versorgung. „Würde Agilia Care morgen ausfallen", sagt Martin Tiefenthaler, „wären gewisse essenzielle Details das größte Problem, gerade bei der medizinischen Versorgung. Therapien, Medikamentenabgabe, alles, was sich häufig ändert und worauf Mitarbeiter:innen von Schicht zu Schicht zugreifen können müssen."

Auch die Zusammenarbeit mit dem Förderer hat sich verändert. Die monatliche SIS-Abrechnung mit dem Land Oberösterreich läuft über einen abgestimmten Export aus Agilia Care. Was früher händisch zusammengetragen werden musste, ist heute ein klar definierter Berichtsweg. Die jährliche Wohnungslosenerhebung, mit der das Land sozialplanerische Daten erhebt, läuft auf derselben Grundlage.

Mindestens so wichtig wie die Software ist für der Sozialverein B37 die Art der Zusammenarbeit mit dem Agilia-Team. Wenn im Tagesbetrieb eine Frage auftaucht, erreichen Mitarbeiter:innen echte Ansprechpartner:innen. Telefonisch und mit Namen, nicht über automatisierte Chats. Zwei zentrale Administrator:innen auf Vereinsebene bündeln Anfragen aus den Einrichtungen und klären, was intern lösbar ist und was direkt an den Hersteller weitergeht.

Ein Punkt, der für der Sozialverein B37 in der Zusammenarbeit besonders zählt: Agilia Care wird vom Hersteller selbst vertrieben, ohne Reseller-Zwischenschicht. Anfragen aus dem Verein gehen an die Menschen, die die Software gebaut haben. Schon in der Pilotphase war das spürbar, als Martin Tiefenthaler in direktem Austausch mit dem Entwicklungsverantwortlichen stand. Bei vielen vergleichbaren Branchenlösungen ist das anders: dort übernehmen Reseller den Kontakt zum Kunden, das Entwicklerteam bleibt zwei Ebenen entfernt. Diese Nähe ist für den Verein im Sozialbereich Voraussetzung, damit die Software im Alltag funktioniert und den Mitarbeiter:innen die Arbeit erleichtert.